Como emitir recibos verdes: guia passo a passo

Emitir recibos verdes é para os trabalhadores independentes um ato rotineiro. Mas para quem vai emitir um recibo verde pela primeira vez, o processo pode parecer complicado.

No final de 2024, houve algumas mudanças na forma de preenchimento, com novas funcionalidades e novos campos, mas no geral o procedimento não mudou muito e continua bastante simples. Explicamos-lhe tudo neste artigo.

Índice de conteúdos:

1. O que são recibos verdes
2. Quem tem de emitir recibos verdes
3. Passo a passo para emitir recibos verdes
4. Como anular um recibo verde
5. Outras funcionalidades dos novos recibos verdes
6. Outras obrigações dos trabalhadores independentes

O que são recibos verdes

Os recibos verdes são as faturas eletrónicas emitidas, através do Portal das Finanças, pelos trabalhadores independentes para faturarem o trabalho realizado.

Ao emitir um recibo verde pode escolher entre três opções, que correspondem a três situações:

• Fatura: é emitida quando o serviço foi prestado, mas ainda não foi pago;
• Recibo: quando recebe o valor que corresponde a uma fatura já emitida;
• Fatura-recibo: quando o pagamento é feito no momento em que presta o serviço.

Após o respetivo preenchimento, a plataforma permite descarregar o documento emitido para que este possa ser enviado ao cliente, tal como acontece com as faturas que recebemos quando adquirimos um produto/serviço. Além disso, as faturas emitidas ficam também disponíveis no Portal das Finanças, onde os clientes as podem consultar.

Este processo serve também para que a Autoridade Tributária (AT) fique com um registo dos rendimentos obtidos pelo trabalhador independente, facilitando o processo de entrega do IRS.

Quem tem de emitir recibos verdes?

A emissão de recibos verdes é obrigatória para os trabalhadores com rendimentos de categoria B (empresariais e profissionais). Esta categoria aplica-se a quem trabalha por conta própria em atividades de prestação de serviços, comerciais, industriais, agrícolas, silvícolas ou pecuárias e aos rendimentos provenientes da propriedade intelectual ou industrial.

Assim, as pessoas abrangidas por este tipo de atividades devem emitir um recibo verde sempre que prestem um serviço ou vendam um produto, no prazo de cinco dias úteis após a conclusão do mesmo.

A lei também permite a emissão de faturas em papel, desde que estas sejam impressas numa tipografia autorizada pela Autoridade Tributária. Existe ainda a aplicação oficial ATGo, que é outra forma de emitir recibos verdes que são imediatamente comunicados às Finanças.

Os trabalhadores independentes que no ano anterior tiveram um volume de negócios superior a 50 mil euros ou que estão no regime de contabilidade organizada são obrigados a emitir faturas através de um programa informático certificado.

Todas as faturas emitidas em papel ou através de um programa informático certificado pela AT, têm de ser comunicadas às Finanças até ao dia 5 do mês seguinte.

O passo a passo para emitir recibos verdes

Para emitir recibos verdes, basta seguir os seguintes passos:

Passo 1: entrar no Portal das Finanças

Para começar a emitir um recibo verde tem de aceder ao Portal das Finanças, com o seu Número de Identificação Fiscal (NIF), Chave Móvel Digital e senha de acesso. Depois, pode chegar à página de emissão de faturas de duas formas:

• Escrevendo no campo de pesquisa “Faturas e Recibos” e, de seguida, selecionar Faturas e Recibos > Aceder;
• Ou através da opção Serviços Tributários > Serviços > Faturas e Recibos.

No menu de entrada são apresentadas três opções:

• Emitir: permite emitir as faturas-recibos, faturas e os respetivos recibos de ato isolado;
• Obter/recolher sem preenchimento: para obter faturas e recibos sem preenchimento e proceder ao respetivo registo;
• Consultar: para consultar todas as faturas e os recibos emitidos. Nesta opção também pode exportar uma tabela com os dados dos recibos.

Passo 2: preencher a data e os dados

No menu inicial deve selecionar a opção “Emitir” e depois “Fatura ou Fatura-Recibo”. De seguida, deverá preencher os seguintes dados:

• Data da transação: data em que o serviço ou produto foi entregue ao cliente ou em que foi pago o adiantamento;
• Tipo: escolher entre fatura ou fatura-recibo

No quadro “Dados do Transmitente” (ou seja, os seus dados), escolha a atividade a que a fatura diz respeito em “Atividade Exercida”, caso esteja registado com mais do que um CAE/CIRS.

Segue-se o campo dos dados do Adquirente, ou seja, do cliente. Se este for um consumidor final – isto é, um cliente não identificado – não é necessário preencher este quadro. Caso contrário tem de indicar o NIF.

Se for uma empresa portuguesa, ao escrever o respetivo NIF a plataforma preenche automaticamente os campos Nome e Morada do Cliente. Para clientes estrangeiros basta indicar o NIF e o nome. Só tem de preencher o campo “Morada de Entrega” se a fatura estiver relacionada com a venda de um produto.

O campo “Data de vencimento” é de preenchimento obrigatório e implica que, quando o pagamento for feito, seja emitido o recibo. Se for um recibo ou fatura-recibo, este campo não surge.

Os novos recibos verdes permitem criar fichas de clientes, o que simplifica o preenchimento do campo adquirente. Se já criou um catálogo de clientes, basta clicar em “Procurar” e escolher.

Para finalizar este campo tem de indicar o motivo de emissão do recibo, escolhendo entre:

• Pagamento dos bens ou serviços;
• Adiantamento;
• Adiantamento para pagamento de despesas por conta e em nome do cliente.

Passo 3: discriminar os produtos e serviços

A plataforma de recibos verdes permite faturar diferentes produtos e serviços na mesma fatura. Também é possível criar fichas dos produtos e serviços que disponibiliza, com os preços, taxas de IVA e outros dados. Neste caso, basta clicar em “Procurar” e selecionar o que lhe interessa.

Se não criou estas fichas ou se não são aplicáveis ao tipo de serviços que presta, tem de seguir os seguintes passos:

• Na barra “Produtos, Serviços ou Outros”, selecionar “Adicionar” para registar os dados relativos ao produto ou serviço;
• Se existir algum desconto, preencher o campo Desconto Financeiro;
• Clicar em “Tipo”. Tenha em conta que a cada tipo estão associados diferentes campos de preenchimento;
• Em Tipo de Ref pode selecionar a utilização do sistema de referenciação EAN, através de código de barras, ou outro. Neste caso, embora o campo Referência seja de preenchimento obrigatório, fica livre, pelo que pode inserir qualquer referência;
• Preencher o espaço “Descrição”, indicando os bens transmitidos ou os serviços prestados;
• Indicar o preço unitário do serviço/produto;
• Indicar a taxa de IVA aplicável.

Quando a fatura diz respeito a uma prestação de serviços, surge um quadro relativo ao IRS. Deve ter em atenção o seguinte:

• Só deve preencher o campo relativo à retenção na fonte se o adquirente dispuser de contabilidade e o rendimento estiver relacionado com serviços prestados;
• Os trabalhadores independentes ficam dispensados de retenção na fonte se no ano anterior não tiverem ultrapassado os limites de isenção (14.500 euros em 2024 e 15.000 euros em 2025);
• Caso esteja isento de retenção na fonte, deve assinalar essa opção no campo “Base de incidência de IRS”, escolhendo a opção dispensa de retenção na fonte com a alínea correspondente do artigo 101.º do Código do IRS. 

Passo 4: finalizar e emitir 

Depois de confirmar que todos os campos estão corretamente preenchidos, basta clicar em “Emitir” no canto superior direito. Poderá ver a fatura emitida e descarregá-la ou guardá-la se assim entender.

É também nesta área que tem as opções “Anular” e “Emitir Novo”. Esta última permite que use os mesmos dados para emitir um novo recibo, podendo alterar qualquer uma das informações já preenchidas.

Como anular um recibo verde?

Para anular um recibo já emitido, deve entrar no Portal das Finanças e escolher a opção “Faturas e Recibos” > “Consultar”. Vai encontrar a lista de todos os recibos que emitiu recentemente. Siga estes passos:

• Escolha o recibo pretendido e clique em “Ver”. Este será aberto e no campo superior direito surgem as opções: Anular, Emitir Novo e Imprimir;
• Clique em “Anular”. De seguida, surgirá uma janela de confirmação para escolher o motivo de anulação: Anulação da operação ou resolução, rescisão ou redução do contrato.

Outras funcionalidades dos novos recibos verdes

O sistema de emissão de recibos verdes no Portal das Finanças tem ferramentas úteis para facilitar e tornar mais rápido o preenchimento destes documentos. Por exemplo, a criação de fichas de clientes e de produtos ou serviços evita que tenha de preencher os dados sempre que emite um novo recibo. Para criar uma ficha de cliente:

• No Menu “Emitir” selecione “Clientes”;
• Preencha os campos obrigatórios;
• Clique em “Guardar”.

Para consultar a ficha do cliente, basta clicar em “Pesquisar”. Para alterar a ficha ou eliminar o cliente deve, na coluna “Ações”, selecionar as opções “Editar” ou “Desativar”.

Para criar uma ficha de produto ou serviço deve:

• Selecionar “Produtos, Serviços ou Outros”;
• Para adicionar um novo item, selecione “Adicionar”
• Preencha os dados obrigatórios;
• No campo “Tipo”, selecione se é um produto, um serviço, outros (por exemplo adiantamentos), impostos especiais ou impostos, taxas e outros encargos;
• Para registar a informação, clique em “Guardar”.

Outras obrigações dos trabalhadores independentes

Além da emissão de recibos verdes, os trabalhadores independentes têm de cumprir outras obrigações fiscais e contributivas, como por exemplo contratar um seguro de acidentes de trabalho de moldes semelhantes ao que é obrigatório para os trabalhadores por conta de outrem. Além disso, devem ainda:

Entregar a declaração de IRS

Entre 1 de abril e 30 de junho os trabalhadores independentes têm de entregar a declaração anual de IRS, com os anexos B ou C (este último destina-se a quem está em regime de contabilidade organizada).

Com o Modelo 3 do IRS deve também ser submetido o anexo SS, com os rendimentos obtidos e as respetivas entidades contratantes (empresas que foram suas clientes).

Entregar a declaração periódica do IVA

Os trabalhadores independentes que não beneficiem das isenções de IVA têm ainda de apresentar a declaração periódica do IVA através do Portal das Finanças.

Esta declaração deve ser entregue mensalmente, se o volume de negócios estimado for igual ou superior a 650.000 euros, ou trimestralmente para quem recebe abaixo deste valor. Tenha em conta que o envio desta declaração é obrigatório, mesmo que durante o período em causa não tenham sido prestados serviços.

Contribuições para a Segurança Social

Os trabalhadores/as independentes têm ainda de descontar para a Segurança Social, o que lhes permite ter acesso a apoios sociais em situações de doença, desemprego, parentalidade ou invalidez. O pagamento das contribuições é feito mensalmente, entre os dias 10 e 20 de cada mês.

Para que a Segurança Social possa definir o valor da contribuição, é necessário que os trabalhadores apresentem a declaração trimestral, ou seja, uma declaração com os valores obtidos nos últimos três meses. A entrega da declaração é feita através da Segurança Social Direta nos meses de abril, julho, outubro e janeiro.