Como funciona o IVA para os trabalhadores independentes?

Os trabalhadores independentes têm algumas obrigações em termos de IVA, mas também podem deduzir algumas despesas. As regras, porém, variam de acordo com a atividade e com a faturação, existindo casos em que é possível beneficiar de isenção.

Ao abrir atividade é importante saber como se aplica o IVA no caso dos recibos verdes e o que fazer para ter isenção, declarar ou pagar este imposto. Há prazos e normas a cumprir de forma a evitar multas e problemas com o Fisco. 

Quem está sujeito ao pagamento de IVA?

O IVA (Imposto sobre o Valor Acrescentado) incide sobre vendas e prestações de serviços, pelo que, salvo algumas exceções, tem de ser cobrado pelo vendedor/prestador ao seu cliente quando se efetua a transação.

O trabalhador independente cobra o IVA, refletindo a respetiva taxa no preço final pago pelo cliente e, mais tarde, entrega o imposto ao Estado. A taxa de IVA a aplicar depende dos serviços envolvidos.

Como um trabalhador independente também precisa de adquirir bens ou serviços para exercer a sua atividade profissional, tem a possibilidade de deduzir o IVA das aquisições relacionadas com a sua atividade. Nesse caso, o valor a pagar às Finanças vai depender da diferença entre o IVA liquidado (o que cobrou ao cliente) e o dedutível, relativo às despesas que teve e que estão associadas à atividade.

Há, no entanto, alguns trabalhadores independentes que não são obrigados a pagar ou a cobrar IVA.

Trabalhadores independentes isentos de IVA

Apesar de o pagamento de IVA ser uma obrigação dos trabalhadores independentes, há casos em que é possível beneficiar de isenção. Estas isenções aplicam-se a profissionais que:

• desenvolvam atividades previstas no artigo 9.º do Código IVA, seja qual for o seu volume de negócios;
• estão enquadrados no regime de isenção de IVA do artigo 53.º CIVA, relacionado com o volume de negócios.

Isenção de IVA por atividade (artigo 9.º)

A isenção concedida pelo artigo 9.º está relacionada com o tipo de serviço prestado, incluindo profissionais nas áreas da saúde, desporto ou arte, por exemplo. Este regime de isenção aplica-se a profissionais e atividades como: 

• médicos
• enfermeiros
• dentistas
• serviços como creches, lares de idosos
• prática desportiva
• formação profissional
• desportistas

Os trabalhadores independentes que beneficiam desta isenção têm a obrigação de passar faturas ou faturas recibo sem liquidação de imposto e com a menção IVA – Isento art.º 9.º.

Se não utilizar o sistema de emissão do Portal das Finanças (recibos verdes), deve, até ao dia 5 do mês seguinte, comunicar à Autoridade Tributária os elementos das faturas emitidas no mês anterior.

Isenção de IVA por volume de negócios (artigo 53.º)

Os trabalhadores independentes também podem ficar isentos de IVA se tiverem um baixo volume de negócios. Para beneficiar desta isenção devem cumprir as seguintes condições:

• não ter recebido no ano anterior mais de 13.500 euros; em 2024 este limite sobe para 14.500 e em 2025 para 15.000 euros;
• não ser obrigado a ter contabilidade organizada para efeitos de IRS  (regime obrigatório para quem tem faturação superior a 200 mil euros);
• não praticar operações de importação, exportação ou atividades relacionadas;
• não efetuar transmissões de bens ou prestações de serviços previstas no anexo E do Código do IVA (setor dos desperdícios, resíduos e sucatas recicláveis).

Os recibos verdes abrangidos por este regime devem emitir as faturas com a menção “IVA – regime de isenção”. Caso usem outros sistemas de faturação que não o do Portal das Finanças, têm de comunicar à AT, até ao dia 5 do mês seguinte, as faturas emitidas.

Como funciona a isenção de IVA?

Os trabalhadores independentes não são obrigados a aceitar a isenção, mas se o fizerem terão de ficar neste regime durante, pelo menos, cinco anos. A escolha é feita no momento da entrega da declaração de início de atividade.

A alteração de regime pode ser feita através do Portal das Finanças (declaração de alteração online) ou num serviço de Finanças.

Quais as obrigações fiscais relacionadas com o IVA?

Um trabalhador independente que esteja sujeito a IVA tem dois tipos de obrigações: declarativas (ou seja, comunicar à AT os valores cobrados e os dedutíveis) e os de pagamento, isto é, pagar o imposto.

Declaração de IVA

Os recibos verdes que não estejam isentos de IVA têm de apresentar trimestralmente a declaração periódica do IVA, indicando o montante de imposto cobrado e o que foi suportado no exercício da sua atividade.

Neste regime trimestral (adequado aos trabalhadores independentes com um volume de negócios inferior a 650.000 euros) a declaração tem de ser entregue até ao dia 15 do segundo mês seguinte àquele a que respeitam as operações. Por exemplo, se estiver em causa o primeiro trimestre do ano (janeiro, fevereiro e março), o prazo para a entrega termina a 15 de maio.

Ainda assim, é possível que um contribuinte com um volume de negócios inferior a 650.000 euros possa entregar a declaração de IVA mensalmente. Para isso é necessário que indique essa periodicidade na declaração de início de atividade ou em declaração de alterações. Se escolher alterar para a declaração mensal, tem de manter essa opção durante, pelo menos, três anos.

A entrega é feita através do Portal das Finanças, seguindo estes passos: Serviços > IVA > Declaração Periódica do IVA > Entregar Declaração

O envio da declaração periódica é obrigatório mesmo que não tenha existido pagamento de serviços no trimestre ou mês anterior.

Se prestou serviços a contribuintes de outros Estados-Membros deve entregar a declaração recapitulativa até ao dia 20 do mês seguinte àquele a que respeitam as operações.

O que é o IVA automático?

Os trabalhadores independentes têm a possibilidade de recorrer ao IVA automático, uma funcionalidade disponível no Portal das Finanças que apresenta as declarações periódicas de IVA já pré-preenchidas.

Os dados indicados na declaração automática têm como base os valores relativos ao IVA Liquidado e Dedutível (que diz respeito às despesas), que constam das faturas emitidas através do Portal das Finanças e das que foram comunicadas através do e-fatura.

Para que o pré-preenchimento seja possível, o trabalhador independente deve ter feito a respetiva classificação das faturas em que consta como adquirente.  Ou seja, tem de indicar se são relativas a bens ou serviços adquiridos no âmbito da atividade profissional. As faturas classificadas como estando fora do âmbito da atividade são automaticamente excluídas do universo de faturas a considerar na submissão da declaração periódica de IVA Automático.

O documento inclui informações como o total do IVA a favor do Estado, o total do imposto a favor do contribuinte e o valor entregar ou o crédito de imposto. 

Depois de classificar as faturas e confirmar os valores, o trabalhador independente pode submeter a declaração pré-preenchida.

Como se deve pagar o IVA?

Após a entrega da declaração, os trabalhadores independentes recebem uma referência para pagamento do IVA. Se estiverem integrados no regime trimestral devem efetuar a liquidação nos meses de fevereiro, maio, setembro e novembro. 

O pagamento pode ser feito nos Serviços de Finanças, balcões dos CTT, no Multibanco, homebanking ou MB Way, usando a referência de pagamento disponibilizada no comprovativo de entrega.

Se o IVA dedutível for superior ao valor a liquidar pode reportar o valor da diferença na próxima declaração ou solicitar o seu reembolso ao Estado.

Como deduzir o IVA de despesas?

Os trabalhadores independentes que estão enquadrados no regime normal de IVA, isto é, que ultrapassaram os limites de isenção definidos no artigo 53.º, têm a possibilidade de deduzir o IVA das despesas relacionadas com a atividade profissional.

Há três tipos de despesas dedutíveis: ativos não correntes, inventário, outros bens e serviços. O Código do IVA indica também despesas que não podem ser deduzidas, como certos tipos de veículos, despesas de transporte e viagem ou despesas de divertimento e de luxo.

Ativos não correntes

Os ativos não correntes, ou bens do imobilizado são as faturas relativas a bens usados na produção ou fornecimento de bens ou serviços e que vão estar ao serviço do trabalhador independente durante mais do que um ano. Por exemplo, mobiliário, computadores ou alguns veículos ligeiros. 

Inventário

Nesta categoria de despesas dedutíveis de IVA estão as faturas relativas a matérias-primas ou de mercadorias para venda. Ou seja, os ativos detidos para venda no decurso da atividade operacional.

Outros bens e serviços

Esta categoria, mais abrangente, inclui as faturas que dizem respeito a bens e serviços adquiridos no âmbito da atividade e que não se enquadrem em nenhuma das outras classificações, como eletricidade, gás, telefone, material consumível de escritório, entre outros.

Ao classificar as faturas afetas à sua atividade profissional o trabalhador independente tem de indicar, para cada uma delas, se o IVA é total ou parcialmente dedutível. Se for parcial, deve dizer qual é o montante ou percentagem de dedução de imposto a considerar. Se optar pelo IVA automático estes valores são automaticamente calculados.

O que acontece se não declarar ou não pagar o IVA?

Se não entregar a declaração de IVA ou se a entrega ocorrer fora do prazo legal estará a cometer uma infração que lhe pode valer uma multa entre 150 a 3750€.

A falta de pagamento do IVA constitui uma dívida fiscal, o que levará a Autoridade Tributária a extrair a certidão de dívida. Mesmo com o processo em execução fiscal, é sempre possível pagar os valores em atraso (acrescidos de juros de mora), evitando assim situações como penhoras.

As penalizações pela falta de pagamento incluem ainda o pagamento de multas que variam entre o valor da prestação em falta e o seu dobro. Caso esta falha se deva a negligência, a coima a aplicar varia entre 15% e metade do imposto em falta.