Criar um orçamento familiar em Excel permite-lhe controlar os gastos do mês e conseguir poupar algum dinheiro.

Quer receba muito ou pouco, é fundamental que tenha as suas finanças pessoais sob controlo para evitar problemas financeiros. E a forma mais eficaz de o fazer é através de um orçamento mensal.

Este registo permite-lhe ter uma visão clara dos seus rendimentos versus despesas. Assim, além de conseguir controlar melhor os seus gastos, também consegue criar um fundo de emergência e planear objetivos de poupança e/ou investimento de curto e longo prazo.

Neste artigo, explicamos-lhe como criar um orçamento familiar em Excel e damos algumas dicas para tornar todo o processo mais simples.

Porque é importante criar um orçamento familiar?

Fazer uma gestão responsável das suas finanças é essencial para garantir estabilidade e conseguir realizar projetos há muito sonhados. Com um orçamento familiar mensal bem elaborado consegue:

• Ter uma maior consciência financeira: ao saber exatamente como é que o seu dinheiro está a ser gasto, consegue identificar os padrões de consumo e ajustar as suas despesas;
• Definir objetivos: o orçamento permite estabelecer metas financeiras claras, sejam elas poupar, criar um fundo de emergência, fazer investimentos ou até pagar dívidas;
• Prevenir situações inesperadas: se incluir uma margem para imprevistos no seu orçamento, estará mais bem preparado para os enfrentar, sem correr o risco de desequilibrar as suas finanças;
• Planear o futuro: um orçamento bem estruturado é uma ferramenta útil para tomar decisões importantes para o futuro, como a compra de uma casa, a preparação da sua reforma, ou a educação dos seus filhos.

Onde elaborar um orçamento familiar

Do tradicional bloco de notas às aplicações mais avançadas, há muitas formas de fazer um orçamento mensal.

Aplicações

Gratuitas, pagas, com funcionalidades básicas ou mais avançadas, existem um sem número de apps de finanças pessoais.

As grandes vantagens destas aplicações é que estão sempre à mão, são, geralmente, fáceis de utilizar e muitas delas criam relatórios que ajudam a analisar as despesas de forma detalhada. Dependendo da escolha, pode usufruir de outros benefícios.

Por exemplo, a Boonzi, que é 100% portuguesa, permite importar diretamente o extrato bancário; a Toshl Finance possibilita a criação de dois orçamentos, um mensal e outro para categorias específicas; já a Mobills envia alertas quando um determinado limite no orçamento é ultrapassado; e a Money Care permite fazer transferências bancárias e realizar pagamentos automáticos.

Folhas de cálculo

Os softwares de folhas de cálculo, como o Excel, o Sheets (a versão online da Microsoft) ou o Numbers (do ecossistema Apple) também permitem criar orçamentos. Estas são as principais vantagens destes programas:

• São gratuitos;
• São fáceis de utilizar, flexíveis e altamente personalizáveis;
• Oferecem ferramentas que permitem organizar e analisar os dados;
• Permitem automatizar tarefas, como a soma das despesas;
• Têm templates prontos a utilizar.

Como elaborar um orçamento familiar em Excel

O grande propósito de um orçamento deve ser sempre a poupança. Ou seja, que as despesas fiquem abaixo dos rendimentos. Só assim é possível garantir um pé-de-meia e dinheiro para objetivos concretos.

Explicamos abaixo os pontos que deve ter em consideração para criar um orçamento familiar em Excel.

Que dados devem constar no orçamento?

O primeiro passo é organizar e categorizar todas as receitas e despesas. Verá que, depois de fazer isto, orçamentar o seu dinheiro torna-se mais fácil.

Considere todos os seus rendimentos, sejam fixos ou variáveis, sazonais ou regulares. Estes podem incluir o salário, subsídios, abonos, pensões, juros de depósitos bancários ou rendas de casa, por exemplo.

É importante que não sobreavalie aquilo que ganha. Se o rendimento variar todos os meses, tenha em conta a média mensal do último ano.

Do lado das despesas, pode dividi-las em fixas, variáveis e sazonais. As fixas são aquelas que sabe que tem de pagar todos os meses, ainda que os valores possam variar ligeiramente, como a prestação ou renda da casa, as mensalidades de créditos bancários, seguros de saúde, medicação ou as contas de água, luz, gás e telecomunicações.

Os gastos sazonais são todos aqueles que, apesar de serem previsíveis, aparecem de forma pontual ao longo do ano. Aqui inclui-se o seguro do carro, o imposto único de circulação, a inspeção periódica obrigatória, o IMI, as férias ou o início do ano letivo.

Por fim, nas despesas variáveis deve considerar os gastos com combustíveis, compras de supermercado, lazer, roupa e calçado e refeições fora, por exemplo.

Como construir as tabelas?

Nas tabelas do seu orçamento mensal, deve considerar as categorias e subcategorias de despesas e rendimentos, as estimativas, o valor real, o total e a variação. Por exemplo, assim:

Faça isto para todas as outras categorias de despesas que definiu anteriormente e, no final, crie uma tabela ou um gráfico que mostre a variação entre o saldo (a diferença entre o rendimento e as despesas) estimado e real.

Se precisar de ajuda com as tabelas, a Microsoft oferece uma série de templates de orçamentos em Excel que pode adaptar às suas necessidades.

O Plano Nacional de Formação Financeira “Todos Contam” recomenda que, além do orçamento mensal, crie também um anual ou plurianual (que considera objetivos para vários anos).

Como dividir o orçamento familiar?

O orçamento deve ter sempre um fim específico, como a poupança ou a criação de um fundo de emergência. Assim, ao dividir o seu rendimento, deve pôr esse objetivo em primeiro lugar, a par das despesas fixas e imprescindíveis.

Suponha que recebe 1.200 euros mensais. Ao preencher a coluna dos custos estimados, deve pôr imediatamente de lado os montantes que precisa para pagar a casa, as contas, a alimentação e a tal meta que tem em mente. O valor mensal que vai dedicar a esse objetivo pode ser uma percentagem do seu rendimento, um montante fixo ou pode, até, seguir a regra 50/30/20.

O que sobrar é dividido, então, pelas restantes despesas.

Fazer o acompanhamento e análise mensal

De forma regular (idealmente todas as semanas), registe as suas despesas. É importante que não deixe passar muito tempo entre cada registo para não correr o risco de se esquecer de alguns gastos.

No final do mês, olhe para as tabelas e faça uma análise detalhada. Perceba em que categorias é que está, eventualmente, a gastar mais do que devia e vá fazendo ajustes. Sempre que conseguir cortar em algum gasto, destine o dinheiro que sobra aos objetivos que definiu.

4 dicas para tornar mais fácil a criação do orçamento familiar em Excel

Quanto mais vezes fizer o seu orçamento familiar em Excel, mais fácil será fazê-lo. Ainda assim, deixamos-lhe algumas dicas que simplificam todo o processo:

• Registe todas as despesas, por mais insignificantes que possam parecer;
• Guarde as faturas de tudo para conseguir identificar mais facilmente onde gastou dinheiro;
• Defina um dia da semana para registar as despesas e outro, uma vez por mês, para fazer a análise e estimar os custos do mês seguinte;
• Analise regularmente o seu orçamento para ver onde o pode melhorar.