Guardar faturas: sim, não, quais e durante quanto tempo

Será que é necessário guardar faturas, mesmo depois de serem validadas para efeitos de IRS? E durante quanto tempo? Neste artigo explicamos tudo.

É o talão do supermercado, a fatura do telemóvel novo, o recibo da farmácia… quando dá por si tem a carteira e as gavetas de casa cheias de talões, certo? E, ainda que o primeiro instinto seja deitar tudo fora, a verdade é que não é aconselhável que se “livre” das faturas.

O truque para uma “papelada” bem organizada está em saber o que é mesmo necessário guardar e durante quanto tempo. Por exemplo, talvez não precise de guardar faturas da mercearia, mas se comprar um eletrodoméstico novo convém guardar a fatura porque pode ter de a apresentar se quiser acionar a garantia ou trocar o produto.

Antes de mais, e independentemente da compra, é importante relembrar que deve-se pedir sempre fatura com número de contribuinte associado. Além de permitir deduzir as despesas na declaração do IRS, este gesto traz-lhe outros benefícios fiscais: pode ser-lhe devolvido 15% do IVA das despesas com passes mensais, alojamento, restauração ou oficinas e ainda fica habilitado ao sorteio da Fatura da Sorte, em que os contribuintes são premiados com Certificados do Tesouro.

Depois, deve saber que, dependendo da finalidade, há diferentes procedimentos recomendados para as faturas. Todas aquelas que pede com NIF e que entram automaticamente no portal e-Fatura podem ser deitadas fora. No entanto, se precisar de inserir alguma fatura manualmente, deve guardar o comprovativo durante quatro anos.

Quanto às outras faturas, relacionadas com pagamentos de serviços, compras ou para efeitos de garantia, o tempo durante o qual as deve guardar depende da categoria do produto ou serviço adquirido e os prazos variam entre os seis meses e os cinco anos.

Durante quanto tempo deve guardar faturas?

6 meses

As faturas dos serviços essenciais como água, luz, gás e telecomunicações, devem ser guardadas durante seis meses, uma vez que este é o prazo que as empresas têm para cobrar os consumos efetuados.

Caso sejam cobrados consumos com mais de meio ano, saiba que, segundo a Lei dos Serviços Públicos, não tem de os pagar.

Seis meses é também o prazo mínimo aconselhado para guardar faturas relacionadas com alimentação e alojamento.

1 ano

Guarde durante um ano as faturas de serviços e obras feitas em sua casa para as quais tenha contratado profissionais: canalizadores, pintores, eletricistas, pedreiros, etc. Esse é o prazo para reclamar se houver algum defeito ou problema.

2 anos

Durante dois anos deve guardar faturas relativas a serviços de assistência, manutenção e reparação automóvel, já que esse é o período de garantia e o tempo que tem para apresentar uma reclamação.

Também deve conservar durante dois anos as faturas passadas por profissionais liberais, como médicos privados, advogados, arquitetos ou contabilistas. As dívidas a estes profissionais prescrevem ao fim deste período de tempo.

3 anos

Guarde por um período de três anos as faturas de bens móveis, como eletrodomésticos, telemóveis ou mobiliário. Este é o prazo que, por norma, corresponde à garantia.

Caso tenha feito uma extensão da garantia, também deve preservar esse comprovativo.

Já no que diz respeito aos bens usados, os três anos podem ser reduzidos para 18 meses por acordo entre as partes. Nesse caso, só precisa de guardar a fatura pelo tempo que durar a garantia.

Também deve guardar durante três anos as faturas de saúde, uma vez que este é o prazo que as instituições públicas têm para reclamar dívidas. Assim, guarde os comprovativos de pagamento para provar que foram feitos.

4 anos

Como já referimos, durante quatro anos deve guardar todas as faturas que foram inseridas manualmente no portal e-Fatura. Isto porque, até ao final deste prazo, as Finanças podem fazer uma inspeção tributária e pedir-lhe para comprovar despesas.

Também deve conservar durante este tempo os comprovativos de pagamento do Imposto Único de Circulação.

5 a 10 anos

Os comprovativos de pagamento de rendas e de condomínio devem ser guardados durante cinco anos.

Se for proprietário de um imóvel, deve guardar as faturas dos serviços de empreitada durante cinco ou 10 anos, consoante o tipo de intervenção: para defeitos relativos a elementos construtivos não estruturais ou a instalações técnicas, a garantia é de cinco anos; já para defeitos que afetam elementos construtivos estruturais, o prazo é de 10 anos.

E no caso das empresas?

Para as empresas, os prazos são bastante maiores: as faturas relativas ao apuramento de IVA devem ser guardadas durante 10 anos e os documentos de suporte ao IRC devem ser conservados por um período de 12 anos.

Dicas para guardar faturas

Com o tempo, os talões e recibos vão-se acumulando, por isso é essencial definir uma estratégia para conservar todas as faturas.

Se prefere as técnicas “à moda antiga”, ou seja, guardar faturas em papel, arranje uma pasta de arquivo – preferencialmente uma por ano – e divida os separadores em categorias: despesas de saúde, educação, do carro, da casa, da água, da luz e garantias, por exemplo.

De tempos a tempos, e de acordo com os prazos indicados em cima, pode fazer uma revisão às faturas que tem guardadas e deitar fora as que já não são relevantes.

Também pode conservar as faturas digitalizando-as ou tirando uma fotografia (isto é especialmente importante no caso dos talões, que com o tempo vão perdendo a tinta). Depois, passe-as para o computador e arquive-as onde lhe der mais jeito: na cloud, num disco externo ou numa pasta no próprio computador. Pode seguir o mesmo esquema das pastas de arquivo: guardar faturas por ano e, depois, por categorias.