O que é e para que serve um representante fiscal?

Saiba em que situações precisa de um representante fiscal e como tratar do processo.

A figura do representante fiscal foi criada para assegurar o contacto entre as Finanças e os cidadãos portugueses que estão fora de Portugal, de modo que estes possam cumprir as suas obrigações tributárias e exercer os seus direitos perante a Autoridade Tributária (AT).

Neste artigo explicamos em que situações é preciso nomear um representante fiscal, como é feito o processo e quais as funções de quem assume este cargo.

Índice de conteúdos:

1. O que é um representante fiscal?
2. Em que situações é obrigatório?
3. Quais as suas funções?
4. Quem pode ser representante fiscal em Portugal?
5. Como nomear um representante fiscal?
6. Quais as fases do processo de confirmação?
7. E no caso dos estrangeiros?

O que é um representante fiscal?

O representante fiscal é o elo de ligação entre um contribuinte não residente em Portugal e a AT. Na prática, esta figura, que é nomeada pelo contribuinte, faz o papel de procurador local junto das Finanças para tratar de qualquer questão tributária.

A designação de um representante legal é importante para o exercício de alguns direitos, como por exemplo reclamar, recorrer ou impugnar decisões da AT, garantir o cumprimento dos deveres tributários, como a entrega do IRS, e prestar qualquer esclarecimento pedido pelas Finanças.

Em que situações é obrigatório ter representação fiscal?

A nomeação desta figura é obrigatória para todos os cidadãos que residam num país terceiro – países que não são membros da União Europeia (UE) ou do Espaço Económico Europeu (EEE), nomeadamente Noruega, Islândia e Liechtenstein – e que tenham, ou venham a ter, qualquer relação jurídico-tributária com as Finanças portuguesas. Considera-se que existe esta relação quando o cidadão:

• É proprietário de veículos ou imóveis registados em Portugal;
• Celebrou um contrato de trabalho em Portugal;
• Exerce uma atividade por conta própria em território português.

Em alternativa, os cidadãos ficam dispensados de nomear um representante fiscal se aderirem às notificações e citações ou à caixa postal eletrónica no Portal das Finanças.

Mas atenção: esta dispensa não é para todos. Se o cidadão não residente exercer uma atividade por conta própria que esteja sujeita a IVA, tem obrigatoriamente de ter um representante, mesmo que adira às notificações eletrónicas, que terá de ser um sujeito passivo de IVA residente em Portugal.

Já para os cidadãos residentes num Estado-membro da UE ou num país do EEE, a nomeação desta figura é sempre facultativa.

Quando é que não é necessário ter um representante?

De acordo com a AT, não é obrigatório nomear um representante fiscal se o cidadão cumprir, cumulativamente, as seguintes condições:

• Não tem domicílio fiscal em Portugal, nem na União Europeia ou no Espaço Económico Europeu (Noruega, Islândia e Liechtenstein);
• Não preenche os pressupostos legais para ter o estatuto fiscal de residente;
• Não é sujeito passivo de imposto;
• Não está sujeito ao cumprimento de obrigações nem pretende exercer quaisquer direitos junto da AT.

O que acontece se não for designado um representante fiscal?

Se não for designado um representante fiscal, quando a sua nomeação é obrigatória, ou se o representante não confirmar a nomeação, o cidadão pode ser punido com uma coima que vai dos 75 aos 7.500 euros e fica impossibilitado de exercer os seus direitos junto da AT.

Quais são as funções do representante?

O representante fiscal deve assegurar ao representado:

• O recebimento de correspondência enviada pela AT;
• O cumprimento de todos os deveres tributários, incluindo a entrega do IRS;
• O exercício dos seus direitos junto das Finanças.

A pessoa que for designada como representante fiscal não tem a obrigação de pagar os impostos do cidadão que representa. A única exceção é se o sujeito passivo exercer em Portugal uma atividade por conta própria sujeita a IVA: nesse caso, o pagamento do imposto fica a cargo do representante.

Quem pode ser representante fiscal em Portugal?

Pode ser nomeado para representação fiscal qualquer pessoa, singular ou coletiva, que tenha residência em território nacional.

Como nomear um representante fiscal?

1 – No Portal das Finanças

O cidadão titular de NIF como não residente deve:

• Fazer login no Portal das Finanças;
• Pesquisar por “representante” e clicar na opção “Entregar Nomeação”;
• Selecionar a opção “IRS” ou “IVA e IRS”, consoante o caso.

2 – Através do e-balcão

• Aceder a “Apoio – atendimento e-balcão” no Portal das Finanças e fazer login;
• Clicar em “Registar nova questão”;
• Em “Imposto ou área” selecionar “Registo Contribuinte”;
• Em “Tipo de questão” selecionar “Identificação”;
• Em “Questão” escolher “Representação Fiscal”;
• Preencher os campos de assunto e mensagem;
• Se o pedido for efetuado pelo contribuinte não residente, deve anexar uma declaração com a aceitação da representação fiscal assinada pelo representante;
• Se o pedido for feito pelo representante, deve anexar a procuração com a atribuição de poderes para o efeito.

3 – Nos balcões de atendimento das Finanças

O pedido pode ser feito presencialmente pelo cidadão não residente e pelo representante fiscal em qualquer serviço das Finanças ou Loja do Cidadão. Em alternativa, o procedimento pode ser feito apenas pela pessoa que aceita ser representante, desde que apresente uma procuração.

Como aderir às notificações e caixa postal eletrónicas?

Se preferir aderir às notificações eletrónicas ou à caixa postal eletrónica em vez de nomear um representante fiscal, estes são os passos que deve seguir:

• Autentique-se no Portal das Finanças;
• Aceda a “A minha Área” > “Notificações e Citações” > “Gerir canais” > “Canais de Notificação”;
• Selecione “Portal das Finanças” e, depois, “Ativar”, para aderir às notificações e citações eletrónicas;
• Selecione “Via CTT” e “Ativar”, para aderir à caixa postal eletrónica.

Tenha atenção que, se quiser cancelar a sua adesão a um destes regimes, o cancelamento só entra em vigor depois de designar um representante fiscal.

Quais são os prazos para a nomeação?

Os cidadãos têm 15 dias a contar da comunicação da morada num país estrangeiro ou da constituição da relação jurídico-tributária com a AT para nomear um representante fiscal. No entanto, caso queira exercer uma atividade por conta própria, o sujeito passivo não residente tem de fazer a designação antes do seu início.

Quais são as fases do processo de confirmação?

Depois de iniciado o processo de nomeação, a pessoa que será representante irá receber uma carta com um código, enviada pela AT, para concluir o processo. Assim, o representante deve:

• Autenticar-se no Portal das Finanças;
• Pesquisar por “representante” e clicar na opção “Confirmar nomeação”;
• Introduzir o código de confirmação que recebeu e clicar em “Enviar”.

Se a pessoa nomeada para representante não concluir o procedimento no prazo de 30 dias, a intenção de nomeação expira.

E no caso dos estrangeiros?

Quando um cidadão pede o NIF em Portugal como estrangeiro não residente e tem morada em país terceiro, a nomeação de um representante fiscal não é obrigatória no momento da atribuição do NIF. No entanto, se mais tarde esse cidadão estabelecer uma relação jurídico-tributária com a Autoridade Tributária (por exemplo, ao adquirir bens sujeitos a impostos ou iniciar uma atividade económica), a nomeação do representante fiscal passa a ser obrigatória.