Ajudas de custo e despesas de representação: conheça a diferença

Qualquer empresa, no decorrer da sua atividade diária, tem de arcar com despesas associadas a alimentação, viagens ou alojamento dos seus colaboradores ou de terceiros. No entanto, dependendo do motivo da despesa e de quem beneficia dela, esta pode ter diferentes designações fiscais.

Neste artigo do Contas Connosco explicamos a diferença entre o que são ajudas de custo e despesas de representação.

O que é considerado ajudas de custo?

As ajudas de custo são um complemento pago ao trabalhador, sempre que este tem de suportar despesas relacionadas com a atividade profissional. Aqui incluem-se, por exemplo, deslocações, alojamento e refeições previstas no decorrer do trabalho ou função que exerce

Os limites às ajudas de custo estão definidos apenas para o setor público, mas, por norma, as empresas privadas também se regem por estes valores. Pode consultá-los aqui. As ajudas de custo não estão sujeitas ao pagamento de IRS e Segurança Social, a não ser que ultrapassem os valores definidos por lei

A compensação deve ser paga ao trabalhador no prazo máximo de 30 dias a contar da data da apresentação da despesa, que deve sempre incluir documentos comprovativos da mesma (fatura ou recibo).

As despesas de representação estão sujeitas a tributação

De acordo com o Código do IRS, “consideram-se despesas de representação, nomeadamente, os encargos suportados com receções, refeições, viagens, passeios e espetáculos oferecidos no país ou no estrangeiro a clientes ou a fornecedores ou ainda a quaisquer outras pessoas ou entidades.”

Estes tipos de despesas são considerados como custos do exercício e estão sujeitas a tributação autónoma de IRC, à taxa de 10%. Se a empresa tiver prejuízos fiscais, a taxa aplicada passa a ser de 20%. A tributação autónoma foi criada para colmatar a impossibilidade de se tributar algumas formas de rendimento, nomeadamente quando os beneficiários não são conhecidos ou quando as despesas em causa sejam ambíguas, isto é, tanto podem ser consideradas encargos empresariais, como de caráter privado.

Para serem dedutíveis fiscalmente, as despesas de representação devem ter como base uma fatura ou recibo e, no verso, deve constar quem beneficiou da despesa e qual o motivo da mesma. Se tiverem uma fatura como comprovativo, as despesas de representação não têm limites de valor.