Ajudas de custo: o que são e quais os valores

As ajudas de custo são um apoio financeiro atribuído aos trabalhadores que se deslocam ao serviço do empregador, abrangendo despesas como alimentação, alojamento ou transporte.

Se costuma viajar em trabalho, é importante saber como funciona este sistema, bem como os valores que servem de referência para os pagamentos. Há ainda que ter em conta os aspetos relacionados com a tributação, isto é, saber se paga ou não IRS sobre esses montantes.

Índice de conteúdos:

1. O que são ajudas de custo?
2. Em que situações há pagamento?
3. Ajudas de custo para alimentação
4. Ajudas de custo para alojamento
5. Ajudas de custo para deslocações
6. Qual o prazo para pagamento?
7. Como é feita a tributação em sede de IRS?

O que são ajudas de custo?

As ajudas de custo são uma compensação financeira paga pelos empregadores aos funcionários que se desloquem em serviço, em Portugal ou no estrangeiro. O objetivo é compensar o acréscimo de despesas devido a deslocações efetuadas ao serviço da empresa. 

Não existe uma legislação que estabeleça regras sobre as ajudas de custo para o setor privado, pelo que é comum as empresas aplicarem ou usarem como referência as normas previstas na lei para o setor público.

No entanto, e dada a inexistência de legislação específica, cada empregador pode estabelecer regras diferentes das que foram definidas para os trabalhadores que exercem funções públicas.

Quais as situações em que há pagamento de ajudas de custo?

As ajudas de custo podem ser pagas nas deslocações em território nacional e nas viagens ao estrangeiro. No que respeita às deslocações feitas em Portugal, há duas situações a considerar:

• As deslocações diárias, que se realizam num período de 24 horas, mas só são pagas ajudas se a viagem for superior a 20 km;
• As deslocações por dias sucessivos, que têm uma duração superior a 48 horas, mas as ajudas só são pagas se a distância for superior a 50 km.

Em ambos os casos, as distâncias são contadas da periferia da localidade do local de trabalho ao ponto mais próximo do local de destino.

O valor das ajudas de custo para o setor público é definido anualmente pelo Governo e usado como referência pelos empregadores privados, acautelando assim a isenção do pagamento de IRS se esses limites não forem ultrapassados. Em 2025 foi feita uma atualização de 5% nos valores.

A lei impõe um limite de 90 dias seguidos para as deslocações de funcionários públicos. Ou seja, só mediante uma autorização do Governo é que podem ser pagas ajudas de custo para além deste período.

Ajudas de custo para alimentação 

O valor de referência das ajudas de custo na alimentação é o do subsídio de refeiçãoisento de tributação no IRS e de descontos para a Segurança Social. Ou seja, seis euros se o pagamento for feito em dinheiro e 10,20 euros se for pago em cartão de refeição. 

Ajudas de custo para alojamento

A lei prevê o pagamento de 50% de ajudas de custo relativas ao alojamento, quer em deslocações diárias em Portugal, quer por dias sucessivos. Mas prevê que, se o interessado assim pretender, possa ser substituído pelo reembolso da despesa efetuada com o alojamento, até ao limite de 85 euros.

Ajudas de custo para deslocações

As ajudas de custo com as deslocações em Portugal têm um valor diário, que varia consoante o horário, tipo de transporte ou cargo ocupado, entre outros fatores. Indicamos em seguida os valores em vigor durante o ano de 2025.

Transporte

A lei define um preço por quilómetro, o que inclui despesas como combustível, portagens e estacionamento. O valor depende do tipo de transporte.

As normas relativas às ajudas de custo no setor público determinam que a utilização de viatura própria deve ser devidamente autorizada e só é permitida quando estiverem esgotadas as possibilidades de utilização económica das viaturas de serviço.

Estes são os valores em 2025:

Percentagens a pagar

O valor das ajudas de custo nem sempre é pago na totalidade. A lei prevê percentagens que dependem do facto de ser uma deslocação diária ou de vários dias, mas também das horas de partida e de chegada.

Assim, nas deslocações diárias, as percentagens são as seguintes:

• Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13 e as 14 horas: 25%;
• Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20 e as 21 horas: 25%;
• Se implicar alojamento: 50%. Neste caso, só são consideradas as despesas de alojamento se o funcionário não dispuser de transportes coletivos regulares que lhe permitam chegar a casa até às 22 horas.

Nas deslocações por dias consecutivos são tidos em conta os dias de partida e de chegada, bem como aqueles em que o funcionário estiver fora.

No dia da partida, os valores são:

• 100% se a partida acontecer até às 13 horas;
• 75% caso ocorra entre 13 e as 21 horas;
• 50% se partir após as 21 horas.

Já no dia da chegada, pagam-se os seguintes valores:

• 0% se a chegada acontecer até às 13 horas;
• 25% se chegar entre as 13 e as 20 horas;
• 50% caso a chegada aconteça após as 20 horas.

Nos restantes dias, o abono é pago na totalidade.

Qual o prazo para pagamento das ajudas de custo?

Embora as entidades privadas possam estabelecer as suas próprias regras quanto à forma e prazo de pagamento das ajudas de custo, as regras para a função pública determinam que estas devem ser pagas no prazo máximo de 30 dias após a apresentação dos comprovativos de despesas.

Como é feita a tributação em sede de IRS?

As ajudas de custo relativas a deslocações em Portugal e no estrangeiro não estão sujeitas ao pagamento de IRS nem a descontos para a Segurança Social se não forem ultrapassados os limites legais.

Nas deslocações em território nacional, os limites aplicáveis ao setor privado são:

• Trabalhadores em geral: 65,89 euros
• Membros dos órgãos sociais:  72,65 euros

Nas deslocações ao estrangeiro vigoram ainda os valores de 2024, uma vez que ainda não foi publicada a portaria com os valores de 2025:

• Trabalhadores em geral: 148,91 euros
• Membros dos órgãos sociais: 167,07 euros

Segundo a Ordem dos Contabilistas Certificados, os montantes das ajudas de custo isentos de IRS podem, no entanto, surgir no recibo de vencimento em linhas separadas, com a indicação de que não estão sujeitas a retenção na fonte de IRS.

Caso os limites sejam ultrapassados deve ser referida a parte que está sujeita a tributação e que vai pagar IRS através de retenção na fonte (a empresa retira esse valor do salário e entrega-o depois à Autoridade Tributária).

Os valores das ajudas de custo, sendo ou não tributados, devem constar da declaração anual de rendimentos emitida pela entidade patronal. Para efeitos da declaração de IRS, as ajudas e os valores recebidos pela utilização de automóvel próprio em serviço da entidade patronal, na parte em que excedam os limites legais, passam a ser considerados como rendimentos de categoria A, mas não têm de ser mencionados na declaração de IRS.