Dez passos para gerir melhor o tempo

Voltou às rotinas e começa a sentir uma maior dificuldade na gestão do tempo, com tarefas a sobreporem-se, prazos mais apertados, crescentes exigências no trabalho e multiplicação de compromissos? Antes de se deixar levar pela torrente, o melhor é olhar com atenção para a forma como gasta o tempo e organizá-lo melhor.

1 – Distrações: desligue-se e foque-se

Parecem inofensivas, mas a verdade é que as distrações – como as notificações de e-mail, mensagens, redes sociais, telefonemas ou interrupções de colegas – são responsáveis por muitas das dificuldades atuais em gerir o tempo. No total, estas chamadas de atenção podem ocupar cerca de 2 horas por dia, sendo que, após cada interrupção, demora cerca de 25 minutos a voltar-se à tarefa inicial. E o pior é que que, daí a 11 minutos, é provável que surja uma nova distração. Esta informação foi reunida por David Rock, especialista em neurociência da liderança, e reforça a importância de desligar as notificações do telemóvel e estabelecer momentos específicos para consultar o e-mail. Fazê-lo é ainda crucial para o desempenho, uma vez que se sabe que estar sempre ligado pode ter o mesmo impacto no quociente de inteligência que o consumo de marijuana ou uma noite sem dormir.

2 – Instale uma aplicação para ajudar

Se o ponto anterior não ajudar, ou se não se adequar ao seu caso, faça uma espécie de auditoria à forma como gasta o tempo. Só assim conseguirá perceber com exatidão como geri-lo melhor. Para tal, recorra a uma das muitas aplicações disponíveis, como a Rescue Time, Remember the Milk, Focus Keeper, Toggl ou a Calendar. Através destas apps, poderá receber relatórios semanais sobre a forma como realmente ocupa o tempo, acionar bloqueadores de distrações, receber alertas para evitar sobrecarga de trabalho e ser notificado para a realização de tarefas importantes.

3 – Integre as lições da Covid-19

É importante que se integrem algumas das lições aprendidas durante a pandemia, como sugere a marketeer Amy Stanton. Por exemplo, pondere a possibilidade de fazer teletrabalho alguns dias por semana, e, antes de marcar uma reunião presencial, questione-se se esta é mesmo necessária ou se pode ser substituída por uma videochamada ou até por um e-mail. Quanto aos compromissos pessoais, reflita também, antes de os colocar na agenda, se são realmente importantes ou se podem ser resolvidos doutra forma.

4 – Durma bem

Pode parecer incoerente que num artigo sobre gestão do tempo se aconselhe a dormir melhor, mas a verdade é que esta é uma condição fundamental para otimizar a agenda. É vasta a evidência científica que atesta a relação entre qualidade do sono e produtividade laboral, já que dormir pouco (ou mal) contribui para aumentar o cansaço, reduzir a criatividade e prejudicar a capacidade de foco. Por exemplo, segundo um estudo da National Sleep Foundation, basta dormir menos uma hora e meia numa noite para que, no dia seguinte, a capacidade de estar alerta diminua cerca de 32%.

5 – Adapte os seus horários

Tendo em conta o ponto anterior, pode ser importante analisar os seus padrões de sono e de produtividade, com vista a ajustar (dentro do possível) o horário de trabalho, como sugere o empreendedor John Rampton. Por exemplo, há pessoas que são mais produtivas de manhã, pelo que para estas poderá ser mais vantajoso acordar uma hora mais cedo para fazer exercício físico ou realizar determinada tarefa, em vez de deixar estas atividades para o final do dia. Pelo contrário, poderá haver quem beneficie em dormir um pouco mais de manhã, para se concentrar melhor de tarde ou mesmo durante a noite.

6 – Planear é fundamental

Planeamento é a palavra-chave da gestão do tempo. Faça planos semanais e reveja-nos diariamente. No final de cada dia de trabalho, olhe para o plano e atente no que é realmente importante fazer no dia seguinte. Depois, logo de manhã, reveja esses pontos e foque-se neles para que não falhe nenhum. Ao contrário do que possa pensar, ao fazer isto é até bem possível que a sua criatividade aumente, já que há estudos que confirmam uma relação entre aquela dimensão e a organização do tempo.

7 – Seja mais realista

De cada vez que marcar uma tarefa na agenda ou assumir um compromisso contabilize a verdadeira duração do mesmo (contando com atrasos e outros imprevistos) e dê intervalos antes e depois para melhor poder gerir o dia em função da realidade. Da mesma maneira, quando estipular prazos para a finalização de projetos, seja mais realista e evite metas impossíveis.

8 – Comece pelo mais importante

Parece uma dica óbvia, mas a verdade é que nem sempre é posta em prática. A tendência da maior parte das pessoas é empenhar-se nas tarefas mais urgentes, isto é, com os prazos mais imediatos, como observa a psicóloga e autora Alice Boyes, mas ao fazê-lo estão, quase sempre, a deixar para trás tarefas mais importantes. Para o evitar, a maioria dos especialistas em gestão de tempo recomenda dar prioridade a estes projetos e só depois passar para os restantes. Por exemplo, reserve as primeiras horas da manhã para o mais importante.

9 – Delegue tarefas

É uma das ferramentas mais eficazes da gestão de tempo e, se ainda não a põe em prática, deve rever imediatamente a sua estratégia. Delegar (tanto no trabalho como em casa) não só significa que vai estar menos constrangido em termos de tempo, como também irá permitir que se dedique a outros projetos que o realizam mais, contribuindo ainda para aumentar a sua produtividade.

10 – Aprenda a dizer não

Por mais voltas que dê, o dia continuará a ter apenas 24 horas e dormir é essencial, mas se não recusar tarefas elas vão continuar a surgir, é assim mesmo que funciona. Por isso, é importante que comece a dizer “não” quando a agenda já está lotada, para não se colocar em situação de exaustão.